01 / Finance

Rapprochement des factures fournisseurs, automatisé de bout en bout

Chaque facture fournisseur est lue, contrôlée par rapport à son bon de commande et à son bon de livraison, puis comptabilisée pour paiement sans aucune ressaisie. Votre équipe ne voit que les factures qui ne concordent pas.

80–90 %
des factures comptabilisées sans intervention manuelle: 0
double paiement, bloqué dès la réception: Minutes
de la réception à la comptabilisation, au lieu de jours

02 / Le problème

Les factures fournisseurs arrivent sous forme de factures électroniques, de PDF, de scans ou de corps d’e-mail, dans toutes les mises en page possibles. Quelqu’un doit ouvrir chacune d’elles, retrouver la commande correspondante, vérifier que quantités et prix concordent avec ce qui a été commandé et livré, puis la saisir dans le logiciel comptable.

À quelques centaines de factures par mois, cela représente des jours de travail, avec des erreurs précisément là où elles coûtent cher : doubles paiements, escomptes pour paiement anticipé manqués et hausses de prix que personne n’a acceptées.

03 / Comment ça tourne

Comment ça tourne

Réception de la facture
Règles
Une boîte mail dédiée, un export de portail fournisseur ou votre scanner alimente le flux. Les doublons sont détectés dès ici, par fournisseur et numéro de facture.
Lecture de la facture
Règles
Les fichiers XRechnung et ZUGFeRD sont analysés directement. Les PDF sont lus avec un modèle OCR par fournisseur, de sorte que chaque champ est toujours extrait au même endroit.
Rapprochement à trois voies
Règles
Les lignes sont rapprochées du bon de commande et du bon de livraison selon les tolérances de quantité et de prix que vous définissez. Tout ce qui sort de la tolérance s’arrête ici.
Traitement des écarts
Votre décision
Les écarts sont transmis à la bonne personne, avec la facture, la commande et la différence côte à côte. Un clic suffit pour approuver, refuser ou interroger le fournisseur.
Comptabilisation et paiement
Règles
Les factures rapprochées sont imputées au bon compte et au bon centre de coûts, et leur paiement est planifié pour profiter de tout escompte. Chaque décision est consignée dans le journal d’audit.

Les règles d'abord, l'IA seulement là où elle aide

Le rapprochement des factures est un problème de règles : un même fournisseur envoie toujours la même mise en page, et une commande concorde ou ne concorde pas. Travailler avec des modèles et des tolérances garantit un résultat identique à chaque fois, et chaque décision peut être expliquée à un auditeur. Nous n’ajoutons de l’IA que pour un fournisseur dont aucun modèle ne sait lire les documents, et cette étape est signalée et relue.

04 / Ce dont nous avons besoin de votre part

Ce dont nous avons besoin de votre part

Un accès en lecture aux bons de commande et aux réceptions de marchandises (ERP, gestion de stock ou tableur)
Un accès en écriture à votre logiciel comptable, ou un format d’export qu’il sait importer
Vos tolérances de rapprochement et qui approuve quoi

Calendrier

En production pour vos principaux fournisseurs en une semaine ; chaque nouveau fournisseur est ajouté sous forme de modèle en quelques heures.

Compatible avec

DATEV
Xero
QuickBooks
SAP Business One
Outlook
Gmail
XRechnung / ZUGFeRD

Pour

05 / Questions

Questions

Cela fonctionne-t-il avec les factures électroniques allemandes (XRechnung, ZUGFeRD) ?

Oui. Les factures électroniques structurées sont lues directement depuis leur XML, sans OCR, ce qui en fait la voie la plus rapide et la plus fiable.

Que se passe-t-il avec un fournisseur inconnu ?

La facture part en revue avec les champs qui ont pu être lus. Une fois approuvée, nous ajoutons un modèle pour ce fournisseur afin que la suivante soit traitée automatiquement.

Peut-on conserver des règles d’approbation par montant ou centre de coûts ?

Oui. Le circuit d’approbation fait partie de la configuration : par montant, centre de coûts, fournisseur ou toute combinaison.

06 / Automatisations associées

Automatisations associées

Un offboarding qui supprime chaque accès, à chaque départ

Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, ses accès à tous les outils connectés sont supprimés à temps, ses fichiers et comptes sont transmis, le matériel est récupéré et les formalités sont réglées, avec un historique qui le prouve.

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Autres cas d'usage : Finance

Vous voulez que cela tourne chez vous ?

Réservez une démo et nous vous montrerons comment cela fonctionnerait avec vos outils.