01 / Finanzen
Abgleich von Lieferantenrechnungen, durchgängig automatisiert
Jede Lieferantenrechnung wird gelesen, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und zur Zahlung gebucht, ohne dass jemand sie abtippt. Ihr Team sieht nur die Rechnungen, die nicht passen.
- 80–90 %
- der Rechnungen ohne manuellen Eingriff gebucht
- 0
- doppelte Zahlungen, beim Eingang abgefangen
- Minuten
- vom Eingang bis zur Buchung statt Tage
02 / Das Problem
Lieferantenrechnungen kommen als E-Rechnung, PDF, Scan oder E-Mail-Text, in jedem denkbaren Layout. Jemand muss jede öffnen, die passende Bestellung finden, Mengen und Preise mit Bestellung und Lieferung vergleichen und alles in die Buchhaltung tippen.
Bei einigen hundert Rechnungen im Monat sind das Tage Arbeit, und Fehler passieren genau dort, wo sie Geld kosten: doppelte Zahlungen, verpasste Skonti und Preiserhöhungen, denen niemand zugestimmt hat.
03 / So läuft es
So läuft es
Rechnung geht ein
RegelnEin eigenes Postfach, ein Lieferantenportal-Export oder Ihr Scanner liefert die Rechnungen in die Pipeline. Dubletten werden hier über Lieferant und Rechnungsnummer erkannt.
Rechnung lesen
RegelnXRechnung und ZUGFeRD werden direkt ausgelesen. PDFs werden mit einer OCR-Vorlage je Lieferant gelesen, damit jedes Feld immer an derselben Stelle gefunden wird.
Dreifachabgleich
RegelnPositionen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, mit Ihren Toleranzen für Menge und Preis. Alles außerhalb der Toleranz stoppt hier.
Abweichungen prüfen
Ihre EntscheidungAbweichungen gehen an die zuständige Person, mit Rechnung, Bestellung und Differenz nebeneinander. Ein Klick genehmigt, lehnt ab oder fragt beim Lieferanten nach.
Buchen und Zahlung einplanen
RegelnPassende Rechnungen werden auf das richtige Konto und die richtige Kostenstelle gebucht und so eingeplant, dass Skonto genutzt wird. Jede Entscheidung landet im Audit-Log.
Regeln zuerst, KI nur wo sie hilft
Rechnungsabgleich ist ein Regelproblem: Derselbe Lieferant schickt dasselbe Layout, und eine Bestellung passt oder passt nicht. Mit Vorlagen und Toleranzen ist das Ergebnis jedes Mal identisch, und jede Entscheidung lässt sich einem Prüfer erklären. KI ergänzen wir nur für einen Lieferanten, dessen Dokumente keine Vorlage lesen kann, und dieser Schritt ist gekennzeichnet und wird geprüft.
04 / Was wir von Ihnen brauchen
Was wir von Ihnen brauchen
- Lesezugriff auf Bestellungen und Wareneingänge (ERP, Warenwirtschaft oder Tabelle)
- Schreibzugriff auf Ihre Buchhaltung oder ein Exportformat, das sie importiert
- Ihre Abgleichstoleranzen und wer was freigibt
Zeitrahmen
Für Ihre wichtigsten Lieferanten innerhalb einer Woche live; neue Lieferanten kommen als Vorlage in Stunden dazu.
Funktioniert mit
- DATEV
- Xero
- QuickBooks
- SAP Business One
- Outlook
- Gmail
- XRechnung / ZUGFeRD
Für
05 / Fragen
Fragen
Funktioniert das mit E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)?
Ja. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt aus dem XML gelesen, ganz ohne OCR. Das ist der schnellste und zuverlässigste Weg.
Was passiert bei einem unbekannten Lieferanten?
Die Rechnung geht mit den lesbaren Feldern in die Prüfung. Nach der Freigabe legen wir eine Vorlage für diesen Lieferanten an, damit die nächste automatisch läuft.
Bleiben Freigaberegeln nach Betrag oder Kostenstelle erhalten?
Ja. Die Freigabeweiterleitung ist Teil der Konfiguration: nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder einer Kombination.
06 / Verwandte Automatisierungen
Verwandte Automatisierungen
Weitere Anwendungsfälle in Finanzen
Soll das bei Ihnen laufen?
Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen, wie das mit Ihren Tools funktioniert.